Die Gelangensbestätigung

Die Gelangensbestätigung sorgt für Klarheit aber auch für einen Mehraufwand der Unternehmen (Quelle: Bigstock-ID-66262615-by-Nightman1965)

Die Gelangensbestätigung (§ 4 Nr. 1b UStG und § 6a UStG in Zusammenhang mit § 17a UStDV) ist eine Bestätigung für Warenlieferungen, die Unternehmen mit Sitz in Deutschland bei Lieferungen in das EU-Ausland oder einem Drittland (einem nicht EU-Land) seit dem 1. Oktober 2013 vorweisen müssen.

Extremer Mehraufwand und Übergangsfristen für die Gelangensbestätigung

Dieser Nachweis sollte eigentlich schon seit dem 1. Januar 2012 verwendet werden. Es gab jedoch zahlreiche Proteste aus den Reihen der Wirtschaft und der Gewerbetreibenden, die einen Mehraufwand an Verwaltung befürchteten. Es wurde eine Übergangsregelung geschaffen, in dessen Zeitraum die Umsatzsteuerdurchführungsverordnung in der EU und damit die Gelangensbestätigung modifiziert und eine Bagatellgrenze von € 500,- eingeführt wurde. Weiter wurde die Übergangsfrist dahingehend geregelt, dass das Bundesfinanzministerium am 16. September 2013 die Vorschriften bei der Steuerbefreiung und die Beleg- und Buchnachweispflichten für EU-Lieferungen veröffentlichte, die dann ab 1. Oktober 2013 in Kraft traten. Jedoch konnte die Beweisführung der Belege bis zum 31. Dezember 2013 noch nach der alten Regelung durchgeführt werden. Zwingend ist die neue Nachweispflicht der Gelangensbestätigung seit dem 1. Januar 2014 anzuwenden.

Was bewirkt die Gelangensbestätigung?

Die Gelangensbestätigung soll nachweisen, dass eine versendete Lieferung tatsächlich angekommen ist und durch die innergemeinschaftliche Lieferung in der EU keine Umsatzsteuer anfällt. Ohne diesen Nachweis kann das Finanzamt nachträglich die Umsatzsteuer festsetzen, obwohl die Lieferung von einem EU-Land in ein anderes EU-Land erfolgte. Mit dieser Bestätigung soll auch der Nachweis erbracht werden, dass die Lieferung das Bestimmungsland (nicht EU-Land) und den Empfänger erreicht hat und eine Besteuerung sichergestellt werden kann. Sinn und Zweck dieser Bestätigung ist auch, dass Steuerhinterziehungen mit Schein- oder Karussellgeschäften von der Steuerbehörde weitestgehend unterbunden werden. Als Nachweis oder Bestätigung können verschiedene Formen der Belege für die Umsatzsteuerdurchführungsverordnung dienen. Es muss jedoch der Nachweis vom Abnehmer der Waren oder Güter in der EU oder im Drittland bestätigt werden und die Rechtswirksamkeit durch den Warenempfänger erfolgt sein. Hierzu dienen Beispielsweise:

  • Spediteur-Bescheinigungen
  • CMR-Frachtbriefe
  • Tracking-Protokolle
  • Paket- und Kurierdienst-Nachweise

Die Gelangensbestätigung kann sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form ausgestellt werden. Wichtig bei der Übermittlung ist, dass im Fax oder Mail erkennbar ist, dass die Bestätigung vom Empfänger der Waren kommt und eindeutig zugeordnet werden kann. Werden Waren immer wieder zum selben Empfänger geliefert, können auch Sammelbestätigungen für den Monat oder das Quartal verfasst werden. In diesen Sammelbestätigungen müssen jedoch die Waren einzeln aufgelistet werden, um eine Nachverfolgung seitens der Behörden zu gewährleisten.

Für wen gilt die Gelangensbestätigung?

Jedes Unternehmen in der EU, dass Waren in ein EU-Land oder Drittland liefert, benötigt diese Bestätigung. Bei Lieferung einer Ware, deren Wert weniger als € 500,- beträgt, genügen die Rechnung und der Bankbeleg, dass die Ware bezahlt wurde, als Gelangensbestätigung. Versendet zum Beispiel ein deutscher Verlag eine Zeitschrift an einen Kunden in Madrid, so benötigt der Verlag keine zusätzliche Gelangensbestätigung. Für alle anderen Waren oder Güter ab einem Betrag von € 500,- gelten die schon erwähnten Nachweispflichten. Kauft zum Beispiel ein Arzt in Paris eine moderne Röntgenanlage aus Deutschland, muss dafür eine Gelangensbestätigung, Frachtbrief oder ähnliches mit der Unterschrift des Empfängers nachgewiesen werden.
Die Bestätigung über den Erhalt der Ware muss folgende Informationen enthalten:

  1.  Den Namen und die Anschrift des Abnehmers (Kunden).
  2.  Die Menge der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung des Gutes/der Waren. Bei Fahrzeugen muss die Fahrzeug-Identifikationsnummer zusätzlich angegeben werden.
  3.  Ort und Monat, wann die Ware erhalten wurde. Dazu gehört die Bestätigung der Spedition vom Auftraggeber oder die der Spedition des Abnehmers.
  4.  Das Datum der Ausstellung der jeweiligen Bestätigung.
  5.  Unterschrift des Abnehmers oder seines Beauftragten. Bei der elektronischen Übermittlung, ob Fax oder Mail, entfällt die Unterschrift, wenn der Absender klar erkennbar ist.

Beim Bundesministerium für Finanzen, liegt für jeden Unternehmer ein entsprechendes Formular der Gelangensbestätigung, in Papierform oder zum Downloaden, aus. Grundsätzlich ist die Amtssprache deutsch, es werden jedoch auch Nachweisdokumente in englischer und französischer Sprache anerkannt. Jedoch muss den Dokumenten in einer anderen Sprache eine amtlich beglaubigte Übersetzung beigefügt werden.

Welche Vorteile/Nachteile bringt diese Regelung mit sich und für wen?

 

  • Der Vorteil dieser Bestimmung für die Versendung im Bereich der EU ist der, dass eine eindeutige Identifizierung des Abnehmers der Waren möglich ist. Gleichzeitig damit entfällt die Umsatzsteuer-Zahlung und es kann zu keiner nachträglich festgesetzten Umsatzsteuer seitens der Steuerbehörde kommen. Wird in ein Drittland geliefert, so ist hier eindeutig feststellbar, zu welcher Steuerzahlung das Unternehmen bzw. der Kunde verpflichtet ist.
  • Die Nachteile dieser Verordnung bestehen darin, dass größere Unternehmen, die sehr viele Geschäftsbeziehungen zu Kunden innerhalb der EU als auch in Drittstaaten unterhalten, dadurch einen höheren Aufwand haben. Denn es müssen die Anzahl der EU-Versendungen zugeordnet werden. Hier muss zwischen der Beförderung durch den Lieferanten und der Versendung durch den Lieferanten unterschieden werden. Auch die Versendung oder die Abholung durch den Abnehmer bedarf einer eigenen Ermittlung. Die unternehmensinterne Umsetzung muss festgelegt werden, dies hat auch einen personellen Mehraufwand zur Folge. Denn für den Verantwortungsbereich ist zu klären: Wer ist dafür verantwortlich, dass die Gelangensbestätigung bzw. der Alternativnachweis eingeholt wird? Weiterhin ist abzuklären, wie die Nachweise archiviert werden, entweder in Papierform oder elektronisch – oder in beiden Formen. Das bedingt, dass auch die Buchhaltung und der IT-Bereich miteinbezogen werden. Ebenso müssen im Vorfeld die AGBs dahingehend verändert werden, dass jeder Abnehmer sofort darüber Bescheid weiß, dass er eine Bestätigung bei Abnahme der Waren, ob mit Spediteur, Selbstabholung oder Zustelldienst, ausstellen muss. Eine wichtige Frage, die auch viele Produzenten und Lieferanten innerhalb der EU beschäftigt, sind die anfallenden Mehrkosten durch die Transportdienstleister, die für das Ausstellen der Gelangensbestätigung sorgen müssen. Hier stellt sich auch die Frage, ob es nicht günstiger ist, lediglich eine Onlinelösung anzustreben.

In jedem Fall ist, bei der Geschäftsführung angefangen, bis hin zur Rechtsabteilung, Buchhaltung und dem Auslieferer, ein erhöhter Aufwand zu erkennen. Kommt es innerhalb einer Firma durch das komplizierte Verfahren zu Fehlern, kann dies schwerwiegende Auswirkungen auf die Rechts- und Steuersicherheit des Unternehmens nach sich ziehen. Um die Gelangensbestätigung erheblich zu vereinfachen, ist es von Vorteil eine dafür geeignete Software zu verwenden. Dies erspart Zeit und Geld und führt zur übersichtlichen und einheitlichen Lösung des Bestätigungsverfahrens.

 

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